Tietosuojaseloste
Huoma – Henkirikoksen uhrien läheiset ry:n tietosuojaseloste
Päivitetty 10.1.2023
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Huoma – Henkirikoksen uhrien läheiset ry (Huoma)
Osoite: Kansankatu 53, 90100 OULU
Puhelin: 050 304 3332
Sähköposti: toimisto@huoma.fi
Yhteyshenkilö: Terhi Kantanen
2. Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään Huoman jäsenien ja sen entisten jäsenien, Huoman palveluun, kuten Yhdistyksen vertaistukeen tai ohjaukseen ilmoittautuneiden henkilöiden tietoja. Lisäksi käsitellään uutiskirjeen ja jäsenkirjeen tilanneiden tietoja sekä eri tapahtumiin ilmoittautuneiden ja Huomaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja (”Rekisteröity”).
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, jäsenyyden ylläpito ja päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta. Lisäksi käyttötarkoituksena on Huoman palvelun (johon Rekisteröity on ilmoittautunut) järjestäminen ja kehittäminen sekä näiden tietojen pohjalta tietojen hallinta henkilötietojärjestelmässä (”Järjestelmä”).
Henkilötietojen käsittely perustuu Huoman lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon tai Huoman järjestämän palvelun toteuttamiseen.
Rekisteröidyn antamien arkaluontoisten tietojen (Henkilötietolaki 11 §, https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990523#L3P1) käsittely perustuu Rekisteröidyn antamaan suostumukseen.
Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään Huoman jäsenien ja Huoman palveluun ilmoittautuneiden, sekä yhteistyökumppaneiden henkilö- ja yhteystietoja, sekä muita jäsenyyteen tai Huoman palveluun ilmoittautumiseen liittyviä tietoja. Näitä tietoja voivat olla:
- Rekisteröidyn etu- ja sukunimi
- Rekisteröidyn henkilötunnus;
- Rekisteröidyn kotipaikka;
- Rekisteröidyn sähköpostiosoite;
- Rekisteröidyn puhelinnumero;
- Sähköisen viestinnän tunnistetiedot;
- Rekisteröidyn nimimerkki ja siihen liittyvä sähköpostiosoite Yhdistyksen keskustelualueella;
- Rekisteröidyn ilmoittamat tiedot läheisen menetyksestä;
- Rekisteröidyn ilmoittamat tiedot hänen saamastaan tuesta;
- Rekisteröidylle tarjotut palvelut ja tuet;
- Rekisteröidyn ilmoittamat tiedot omasta terveydestä ja toimintakyvystä.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään.
6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Huomassa siten, että niihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tietojen käyttöä valvotaan. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Rekisteröidyn ilmoittamia henkilötietoja voidaan luovuttaa Huoman yhteistyökumppaneille, kuten tilaisuuksien tai ryhmien ammattilaisohjaajille, Rekisteröidyn jäsenyyteen tai palveluun ilmoittautumiseen liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi.
Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Huoma voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, kuten tiedostojen varmuuskopiointiin tarkoitettua Dropbox-pilvipalvelua (https://www.dropbox.com/privacy), MailerLite-uutiskirjepalvelua (https://www.mailerlite.com/gdpr-compliance), Google Drive-palvelukokonaisuuden ohjelmia https://policies.google.com/privacy?hl=fi), tai Microsoft 365-palvelukokonaisuuden ohjelmia (https://privacy.microsoft.com/fi-fi/privacystatement), jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:
– Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso (https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/adequacy-protection-personal-data-non-eu-countries_en);
– Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Huomaan yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
– Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.
Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Huoman jäsen tai palvelu, johon Rekisteröity on ilmoittautunut, jatkuu. Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä Huoman suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).
Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Huoman käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on yhdistyksen oikeutettu etu;
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot. Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Huoma voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Huoma voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
12. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Yhdistyksen työntekijälle (Terhi Kantanen) osoitteeseen toimisto@huoma.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Huoma – Henkirikoksen uhrien läheiset ry
Terhi Kantanen
Kansankatu 53
90100 OULU
13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aina tarvittaessa esimerkiksi yhteystietojen tai lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 10.1.2023